Aperitif-Empfang planen: Getränke und Mengen für 10 bis 100 Gäste

Die ersten Gäste kommen an. Auf dem Tisch stehen kleine Häppchen, die Getränke sind gekühlt, und jemand hat Zeit, alle willkommen zu heißen. Genau so soll sich ein Empfang anfühlen: leicht.

Damit das gelingt, braucht es vorher einen Plan. Ob Weihnachtsfeier im Büro, Geburtstag oder Abendessen mit Freunden: Dieser Leitfaden führt dich in zehn Schritten von der Gästeliste zum ersten Glas. Er bezieht sich auf den Aperitif-Empfang vor einem Essen oder zum Auftakt einer Veranstaltung – nicht auf die Getränke für den ganzen Abend. Warum der Aperitif am Anfang steht, erklären wir in „Was ist ein Aperitif?“

1. Welchen Empfang planst du?

Beginne mit einem kurzen Briefing. Halte fest:

• Anlass: privates Essen, Geburtstag, Firmenfeier oder anderes Event.
• Gästezahl: die erwarteten Gäste, nicht die verschickten Einladungen.
• Zeitfenster: Beginn und Ende des Empfangs.
• Ankunft: kommen alle gleichzeitig oder nach und nach?
• Danach: Abendessen, Programm oder weiterer Getränkeservice.

Ein Aperitif vor dem Abendessen braucht eine andere Planung als ein Empfang, bei dem die Gäste über eine Stunde verteilt eintreffen. Und zu Hause selbst zu servieren ist etwas anderes als eine Location mit eigener Bar.

2. Wie viele Gäste trinken welchen Aperitif?

Die Gästezahl allein sagt noch nicht, wie viele alkoholische Drinks du brauchst. Frag nach Möglichkeit vorher nach – oder rechne mit einer klaren Annahme. Für alle Beispiele in diesem Artikel gilt:

• eine Begrüßungsportion pro Person,
• davon 70 Prozent als LOLA Spritz und 30 Prozent als alkoholfreier Aperitif,
• Wasser zusätzlich für alle.

Diese Aufteilung ist ein Rechenbeispiel, keine Regel – passe sie an deine Gäste an. Die Formel dahinter ist einfach:

Gästezahl × Portionen pro Person = Empfangsportionen

Runde anschließend auf ganze Portionen: Bei 25 Gästen werden daraus zum Beispiel 18 Spritz und sieben alkoholfreie Drinks.

Gut zu wissen: LOLA ist ein alkoholisches Getränk und nur für Gäste ab 18 Jahren. Sind auch Jüngere dabei, ist der alkoholfreie Aperitif ihr Begrüßungsdrink.

3. Welche Getränke gehören auf die Karte?

Für einen entspannten Empfang reicht eine kleine Auswahl: ein Signature-Drink mit Alkohol, ein eigenständiger alkoholfreier Aperitif und Wasser. Jede weitere Rezeptur bedeutet mehr Zutaten, mehr Entscheidungen und mehr Handgriffe an der Bar.

Für den LOLA Spritz wählst du das Geschmacksprofil, das zu deinem Anlass passt:

Geschmack	LOLA	Passt zu
Sweet + Bitter	Orange	Klassischer Spritz-Moment, warme Abende
Sweet + Sour	Lemon	Sommerliche Leichtigkeit
Fresh + Sour	Lime	Frische, lebhafte Runden

Welche Sorte zu dir passt, verrät „Welcher Aperitif passt zu dir?“ – und alle drei als Spritz findest du in „Aperol-Spritz-Alternativen“.

Auch der alkoholfreie Aperitif verdient ein festes Rezept und eine schöne Garnitur. Probiere beide Drinks vorab im Glas, in dem du sie servieren wirst: So weißt du, wie viel Eis du brauchst und wie lange die Zubereitung dauert.

4. Wie viel LOLA und Prosecco brauchst du?

Rechne zuerst in Portionen, dann in Flaschen. Für einen LOLA Spritz verwendest du:

• 6 cl LOLA (60 ml),
• 4 cl Prosecco (40 ml),
• einen Schuss Soda,
• Eis und eine passende Zitrusscheibe.

Die Formel: Portionen × Menge pro Portion ÷ Flascheninhalt – und immer auf volle Flaschen aufrunden. Eine 500-ml-Flasche LOLA reicht so für acht Spritz.

Gäste	LOLA Spritz	Alkoholfrei	LOLA (500 ml)	Prosecco (750 ml)
10	7	3	1 Flasche (420 ml)	1 Flasche (280 ml)
25	18	7	3 Flaschen (1.080 ml)	1 Flasche (720 ml)
50	35	15	5 Flaschen (2.100 ml)	2 Flaschen (1.400 ml)
100	70	30	9 Flaschen (4.200 ml)	4 Flaschen (2.800 ml)

Die Flaschenzahlen sind auf ganze Flaschen gerundet, enthalten aber noch keine Reserve. Bei 25 Gästen ist der Prosecco zum Beispiel knapp bemessen – eine zweite Flasche gibt dir Spielraum.

Und die Soda? „Ein Schuss“ ist für die Einkaufsliste zu ungenau. Leg beim Probedrink eine Menge fest: Bei 20 ml pro Drink brauchst du für 70 Spritz 1,4 Liter.

Bietest du mehrere Sorten an, rechne für jede Sorte einzeln – sonst weißt du am Ende nicht, wie viele Flaschen Orange, Lemon oder Lime du brauchst.

5. Was gehört auf die Einkaufsliste?

Eine gute Einkaufsliste enthält auch alles, was nicht im Rezept steht:

Bereich	Was du einplanen solltest
Getränke	LOLA, Prosecco, Soda, alle Zutaten des alkoholfreien Drinks und Wasser
Garnitur	Zitrusfrüchte – teste, wie viele Scheiben eine Frucht ergibt
Eis	Für die Drinks und zum Kühlen der Flaschen
Gläser	Für Aperitif und Wasser, plus Ersatz
Zubehör	Messbecher, Eisschaufel, Messer, Brett, Tabletts, Servietten
Organisation	Getränkekarte, Behälter für Leergut, Reinigungsmaterial

Plane eine Reserve dort ein, wo Unsicherheit besteht – etwa bei offenen Zusagen oder wenn du nicht nachkaufen kannst. Und für die kleinen Häppchen dazu findest du Ideen in „Aperitif zu Hause: 7 Tipps“.

6. Was kostet ein Aperitif pro Gast?

Unterscheide zwischen den Kosten pro Drink und dem Budget für den Einkauf. Den LOLA-Anteil eines Spritz berechnest du so:

Flaschenpreis ÷ 500 ml × 60 ml

Dazu kommen Prosecco, Soda, Eis und Garnitur. Für das Einkaufsbudget zählen dagegen die vollen Flaschen: Eine angebrochene Flasche kostet den ganzen Preis, auch wenn du nur einen Teil verwendest. Bei einem Firmenevent kommen gegebenenfalls Gläsermiete, Transport und Personal hinzu – halte dafür einen Puffer bereit. Du planst ein größeres Event und hast Fragen zu Mengen? Schreib uns.

Ein guter Empfang fühlt sich leicht an. Weil vorher jemand gerechnet hat.

7. Wie viel Eis und wie viele Gläser brauchst du?

Prüfe den Platz, bevor du einkaufst: Passen alle Getränke in die Kühlung? Wo lagert das Eis? Wer bringt Nachschub an die Bar?

Für die Eismenge füllst du ein Glas so, wie du es servieren wirst, und wiegst das Eis. Beispiel: Bei 150 g pro Drink brauchst du für 70 Spritz 10,5 kg Eis – dazu kommt Eis für den alkoholfreien Drink und zum Kühlen der Flaschen.

Bei den Gläsern zählt der Ablauf: Sollen alle Gäste gleichzeitig ein Glas bekommen, brauchst du so viele Gläser gleichzeitig. Mit weniger Gläsern funktioniert es nur, wenn jemand zuverlässig spült.

8. Wie vermeidest du Wartezeiten an der Bar?

Bei vielen Gästen wird der Ausschank zum Engpass. Miss beim Probedrink, wie lange ein Drink vom Eis bis zur Übergabe dauert. Beispiel: Bei 30 Sekunden pro Drink dauern 70 Drinks an einem Arbeitsplatz rund 35 Minuten – ohne Nachfüllen und Rückfragen.

Ab einer gewissen Gästezahl lohnt es sich, die Aufgaben zu teilen:

• eine Person bereitet Gläser und Eis vor,
• eine Person mixt und garniert,
• eine Person übernimmt Ausgabe, Wasser und Nachschub.

Stell das Wasser so auf, dass dafür niemand an der Bar anstehen muss.

9. Was kannst du vorbereiten?

Wann	Was
Wenn die Gästezahl steht	Portionen, Einkauf, Budget und Aufgaben aktualisieren
Am Vortag	Getränke kühlen, Material zählen, Rezeptkarten bereitlegen
Vor dem Empfang	Bar aufbauen, Garnituren schneiden und kühlen, Nachschub organisieren
Kurz vor dem Start	Probedrink mixen, Mengen und Aufgaben mit dem Team abstimmen

Prosecco, Soda und Eis kommen erst beim Servieren ins Glas. So bleibt der Spritz frisch und spritzig, statt im Glas zu verwässern.

10. Was prüfst du vor dem Start?

Geh den Empfang einmal aus Sicht deiner Gäste durch: Wo kommen sie an? Wo finden sie die Getränke? Und wohin mit den leeren Gläsern?

• Gästezahl und Getränkeaufteilung sind aktuell.
• Einkauf und Rezeptmengen stimmen überein.
• Alkoholfreier Aperitif und Wasser stehen bereit.
• Kühlung, Eis und Gläser reichen.
• Aufgaben und Nachschub sind verteilt.
• Bei einem Empfang im Freien gibt es einen Plan B fürs Wetter.
• Der Heimweg ist organisiert – mit Taxi, Bus oder einem Fahrer, der nüchtern bleibt.

Notiere nach dem Event, wie viele Drinks tatsächlich ausgeschenkt wurden und was übrig blieb. So wird deine nächste Planung noch genauer.

Dein Empfang mit LOLA

Orange, Lemon oder Lime: Entscheide dich für das Geschmacksprofil, das zu deinem Anlass passt, und baue den Empfang darum auf. Eine klare Rezeptur, gute Vorbereitung und ein durchdachter Ausschank lassen dir das, worum es eigentlich geht: Zeit für deine Gäste.

Du planst eine Firmenfeier, ein größeres Event oder möchtest mit LOLA zusammenarbeiten? Erzähl uns von deiner Idee – mit Datum, Ort und Gästezahl – über unser Kontaktformular. Wir melden uns bei dir.

Entdecke Orange, Lemon und Lime