Organizar una recepción con aperitivo: bebidas y cantidades para 10 a 100 invitados

Llegan los primeros invitados. En la mesa hay algo para picar, las bebidas están frías y alguien tiene tiempo para dar la bienvenida a todos. Así debería sentirse una recepción: fácil.

Para conseguirlo, hace falta un plan. Ya sea una cena de Navidad de empresa, un cumpleaños o una cena con amigos, esta guía te lleva en diez pasos de la lista de invitados a la primera copa. Se centra en el aperitivo de bienvenida antes de una comida o al comienzo de un evento, no en las bebidas de toda la noche. Por qué el aperitivo va primero, te lo contamos en «¿Qué es un aperitivo?».

1. ¿Qué tipo de recepción vas a organizar?

Empieza con un pequeño briefing. Apunta:

• Ocasión: cena privada, cumpleaños, fiesta de empresa u otro evento.
• Número de invitados: las personas que esperas, no las invitaciones enviadas.
• Horario: inicio y fin de la recepción.
• Llegada: ¿todos a la vez o poco a poco?
• Después: cena, programa u otro servicio de bebidas.

Un aperitivo antes de cenar no se organiza igual que una recepción en la que los invitados van llegando a lo largo de una hora. Y servir tú mismo en casa no tiene nada que ver con un local con barra propia.

2. ¿Cuántos invitados tomarán qué aperitivo?

El número de invitados, por sí solo, no te dice cuántas bebidas con alcohol necesitas. Si puedes, pregunta antes; si no, trabaja con una hipótesis clara. Para todos los ejemplos de este artículo:

• una bebida de bienvenida por persona,
• el 70 % en forma de LOLA Spritz y el 30 % como aperitivo sin alcohol,
• agua aparte para todos.

Este reparto es un ejemplo de cálculo, no una regla: adáptalo a tus invitados. La fórmula es sencilla:

Número de invitados × bebidas por persona = raciones de la recepción

Después, redondea a raciones enteras: con 25 invitados, por ejemplo, pueden salir 18 spritz y siete bebidas sin alcohol.

Conviene saberlo: LOLA es una bebida alcohólica, solo para invitados mayores de 18 años. Si hay invitados más jóvenes, su bebida de bienvenida es el aperitivo sin alcohol.

3. ¿Qué bebidas incluir en la carta?

Para una recepción relajada basta con una selección pequeña: una bebida estrella con alcohol, un aperitivo sin alcohol de verdad y agua. Cada receta extra supone más ingredientes, más decisiones y más trabajo en la barra.

Para tu LOLA Spritz, elige el perfil de sabor que mejor encaje con la ocasión:

Sabor	LOLA	Ideal para
Sweet + Bitter	Orange	Un momento spritz clásico, noches templadas
Sweet + Sour	Lemon	Ligereza veraniega
Fresh + Sour	Lime	Reuniones frescas y animadas

Cuál va contigo te lo dice «¿Qué aperitivo va contigo?», y las tres en versión spritz las tienes en «Alternativas al Aperol Spritz».

El aperitivo sin alcohol también merece una receta fija y una buena decoración. Prueba las dos bebidas antes, en el vaso en el que las vas a servir: así sabrás cuánto hielo necesitas y cuánto tarda cada copa.

4. ¿Cuánta LOLA y cuánto prosecco necesitas?

Calcula primero en raciones y después en botellas. Para un LOLA Spritz usas:

• 6 cl de LOLA (60 ml),
• 4 cl de prosecco (40 ml),
• un chorrito de soda,
• hielo y una rodaja de cítrico a juego.

La fórmula: raciones × cantidad por ración ÷ capacidad de la botella, redondeando siempre hacia arriba a botellas enteras. Una botella de LOLA de 500 ml da para ocho spritz.

Invitados	LOLA Spritz	Sin alcohol	LOLA (500 ml)	Prosecco (750 ml)
10	7	3	1 botella (420 ml)	1 botella (280 ml)
25	18	7	3 botellas (1080 ml)	1 botella (720 ml)
50	35	15	5 botellas (2100 ml)	2 botellas (1400 ml)
100	70	30	9 botellas (4200 ml)	4 botellas (2800 ml)

El número de botellas está redondeado hacia arriba, pero aún no incluye reserva. Con 25 invitados, por ejemplo, el prosecco va justo: una segunda botella te da margen.

¿Y la soda? «Un chorrito» es demasiado vago para la lista de la compra. Fija una cantidad al hacer la prueba: con 20 ml por copa, 70 spritz necesitan 1,4 litros.

Si ofreces varios sabores, calcula cada uno por separado; si no, no sabrás cuántas botellas de Orange, Lemon o Lime comprar.

5. ¿Qué incluir en la lista de la compra?

Una buena lista de la compra incluye también todo lo que no aparece en la receta:

Apartado	Qué prever
Bebidas	LOLA, prosecco, soda, todos los ingredientes de la bebida sin alcohol y agua
Decoración	Cítricos: prueba cuántas rodajas salen de cada fruta
Hielo	Para las bebidas y para enfriar las botellas
Vasos y copas	Para el aperitivo y el agua, y algunos de repuesto
Utensilios	Medidor, pala para el hielo, cuchillo, tabla, bandejas, servilletas
Organización	Carta de bebidas, cajas para los envases vacíos, productos de limpieza

Prevé una reserva donde haya incertidumbre: por ejemplo, con invitados sin confirmar o si no puedes volver a comprar sobre la marcha. Y para picar algo, tienes ideas en «Aperitivo en casa: 7 consejos».

6. ¿Cuánto cuesta un aperitivo por invitado?

Distingue entre el coste por copa y el presupuesto de compra. La parte de LOLA de un spritz se calcula así:

Precio de la botella ÷ 500 ml × 60 ml

A eso se suman el prosecco, la soda, el hielo y la decoración. Para el presupuesto de compra, en cambio, cuentan las botellas enteras: una botella empezada cuesta su precio completo, aunque solo uses una parte. En un evento de empresa pueden sumarse el alquiler de copas, el transporte y el personal; deja un margen para ello. ¿Estás organizando un evento más grande y tienes dudas sobre las cantidades? Escríbenos.

Una buena recepción parece fácil. Porque alguien hizo las cuentas antes.

7. ¿Cuánto hielo y cuántas copas necesitas?

Comprueba el espacio antes de hacer la compra: ¿caben todas las bebidas en la nevera? ¿Dónde se guarda el hielo? ¿Quién lleva los repuestos a la barra?

Para calcular el hielo, llena un vaso como lo vas a servir y pesa el hielo. Ejemplo: con 150 g por copa, 70 spritz necesitan 10,5 kg de hielo, más el hielo de la bebida sin alcohol y el de enfriar las botellas.

Con las copas, lo que cuenta es el ritmo: si todos los invitados deben recibir una copa a la vez, necesitas esas mismas copas a la vez. Con menos copas solo funciona si alguien va fregando sin parar.

8. ¿Cómo evitar colas en la barra?

Con muchos invitados, el servicio se convierte en el cuello de botella. En la prueba, cronometra cuánto tarda una copa, desde el hielo hasta la entrega. Ejemplo: a 30 segundos por copa, 70 copas tardan unos 35 minutos en un solo puesto, sin contar reposiciones ni preguntas.

A partir de cierto número de invitados, conviene repartir las tareas:

• una persona prepara las copas y el hielo,
• una persona prepara y decora las bebidas,
• una persona se encarga de servir, del agua y de reponer.

Coloca el agua de forma que nadie tenga que hacer cola en la barra para servirse.

9. ¿Qué puedes preparar con antelación?

Cuándo	Qué
Cuando el número de invitados esté cerrado	Actualizar raciones, compra, presupuesto y tareas
El día anterior	Enfriar las bebidas, contar el material, preparar las fichas de las recetas
Antes de la recepción	Montar la barra, cortar y enfriar la decoración, organizar los repuestos
Justo antes de empezar	Preparar una copa de prueba, repasar cantidades y tareas con el equipo

El prosecco, la soda y el hielo van a la copa solo al servir. Así el spritz se mantiene fresco y con burbuja, en lugar de aguarse.

10. ¿Qué revisar antes de empezar?

Recorre la recepción una vez desde el punto de vista de tus invitados: ¿por dónde llegan? ¿Dónde encuentran las bebidas? ¿Y dónde dejan las copas vacías?

• El número de invitados y el reparto de bebidas están actualizados.
• La compra coincide con las cantidades de las recetas.
• El aperitivo sin alcohol y el agua están listos.
• Hay suficiente frío, hielo y copas.
• Las tareas y los repuestos están repartidos.
• Si la recepción es al aire libre, hay un plan B por si cambia el tiempo.
• La vuelta a casa está organizada: en taxi, en autobús o con un conductor que no beba.

Después del evento, apunta cuántas copas se sirvieron de verdad y qué sobró. Así tu próxima planificación será todavía más precisa.

Tu recepción con LOLA

Orange, Lemon o Lime: elige el perfil de sabor que encaje con tu ocasión y organiza la recepción a su alrededor. Una receta clara, una buena preparación y un servicio bien pensado te dejan lo que de verdad importa: tiempo para tus invitados.

¿Estás organizando una fiesta de empresa, un evento más grande o te gustaría colaborar con LOLA? Cuéntanos tu idea, con fecha, lugar y número de invitados, a través de nuestro formulario de contacto. Te responderemos.

Descubre Orange, Lemon y Lime